Edição do Provimento n° 12/2012 torna obrigatória a utilização do sistema eletrônico de comunicações entre os cartórios a partir do mês de julho.
A partir do dia 1° de julho todos os Cartórios de Registro Civil do Estado do Rio de Janeiro deverão utilizar sistema eletrônico para a troca de comunicações, averbações e anotações entre as unidades fluminenses. O Provimento que normatizou o procedimento, editado pela Corregedoria Geral de Justiça do Estado do Rio de Janeiro (CGJ-RJ) na última semana, dá início à implantação da Intranet no Estado e à interligação eletrônica entre os cartórios brasileiros.
A edição do Provimento CGJ-RJ n° 12/2012, ocorre três meses após a apresentação do sistema de comunicações da Intranet, que também atende ao Provimento n° 13, realizada pela Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Estado de São Paulo (Arpen-SP) no auditório do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro (TJ-RJ), que reuniu cerca de 200 registradores fluminenses.
Segundo o Provimento "as comunicações entre os Serviços extrajudiciais do Estado do Rio de Janeiro com atribuição de Registro Civil de Pessoas Naturais, deverão ser realizadas por meio eletrônico, devendo seus comprovantes de encaminhamento e recebimento serem arquivados eletronicamente".
O texto ainda prevê a possibilidade de interligação com outros Estados da Federação, uma vez que "estará sendo criado o indispensável caminho que vai interligar todos os Serviços de RCPN do Estado do Rio de Janeiro entre si e também com os Serviços de RCPN de vários outros Estados, haja vista que o sistema elaborado em São Paulo já está sendo utilizado em outras unidades da Federação".
Em seu parecer, o juiz auxiliar da CGJ-RJ, Sérgio Ricardo de Arruda Fernandes, que dirigiu o evento de apresentação do sistema aos registradores fluminenses, enalteceu o serviço de comunicações eletrônicas desenvolvido pela Arpen-SP. "A apresentação do sistema levou à conclusão de que a sua existência, além de servir de base para a implantação do Projeto das Unidades Interligadas, também propiciaria a troca de informações on line entre os Serviços de RCPN, substituindo a fórmula, mais onerosa e lenta, da troca de informações por correspondência física", disse.
Continua o magistrado, ¿diante dos benefícios que a troca de informações eletrônicas deverá proporcionar, vale salientar que a Arpen-RJ está empenhada em congregar os Serviços de RCPN do Estado do Rio de Janeiro nessa empreitada, já contando com várias dezenas de adesões na utilização do sistema desenvolvido pela Arpen-SP¿.
A ampliação do sistema de Intranet da Arpen-SP para o Estado do Rio de Janeiro faz parte de uma antiga parceria com a Arpen-RJ, que remonta ao ano de 2008, quando o então presidente da Arpen-SP, Odélio Antônio de Lima, abriu as portas da entidade paulista ao apoio aos registradores civis do Rio de Janeiro, inclusive apoiando a realização do 1° Encontro dos Registradores Civis Fluminenses.
Leia abaixo a íntegra do Parecer e do Provimento da CGJ-RJ
Processo nº 2011-263849
A Corregedoria Geral da Justiça vem empreendendo seus esforços, com o apoio da Comissão Judiciária para a Erradicação do Sub-registro de Nascimento e para a Promoção ao Reconhecimento Voluntário de Paternidade e à Adoção Unilateral, com o objetivo da completa implantação do Projeto das Unidades Interligadas no Estado do Rio de Janeiro, instituído pelo Provimento n° 13/2010 da egrégia Corregedoria Nacional de Justiça.
A sua disciplina normativa, a nível estadual, foi implementada por intermédio do Provimento CGJ n° 76/2011, publicado em 07/11/2011 (vide Anexo), precedido de muito estudo e discussões, com a participação de Oficiais dos Serviços de Registro Civil das Pessoas Naturais e representantes da ARPEN/RJ e da ANOREG/RJ, o que permitiu encontrar as soluções necessárias para equacionar os problemas que se apresentavam.
A seguir, iniciou-se a etapa de implantação do projeto em sua fase piloto, com a realização de reuniões com os Oficiais de Serviços de RCPN que dispõem de postos de atendimento e os Diretores das entidades hospitalares.
Porém, sobreveio novo obstáculo, erigindo-se como condição necessária para a viabilidade do projeto: a existência de sistema de interligação dos Serviços de RCPN do Estado e dos demais Estados da Federação, de modo a permitir o fluxo de informações, com a indispensável segurança, pertinentes à realização do registro de nascimento on line em Serviço extrajudicial distante.
Verificou-se, naquele momento, que a simples troca de correspondência eletrônica, ainda que com certificação digital, não atenderia à necessária segurança e uniformidade de procedimento, impondo-se a idealização de sistema próprio que pudesse funcionar como se fosse uma intranet ligando os Serviços de RCPN, ainda que limitada, num primeiro momento, à troca de informações eletrônicas no WebService.
Com a informação de que no Estado de São Paulo já havia sido desenvolvido sistema específico para esse fim, por intermédio da ARPEN/SP, os seus ilustres representantes foram convidados ¿ por intermédio da ARPEN/RJ – para evento realizado em 13/01/2012, ocasião em que houve a apresentação do sistema para os Ilmos. Oficiais dos Serviços de RCPN deste Estado.
A apresentação do sistema levou à conclusão de que a sua existência, além de servir de base para a implantação do Projeto das Unidades Interligadas, também propiciaria a troca de informações on line entre os Serviços de RCPN, substituindo a fórmula, mais onerosa e lenta, da troca de informações por correspondência física.
Inclusive, seria fator de incremento na consecução da meta idealizada pelo Conselho Nacional de Justiça no sentido da paulatina substituição do emprego de papel pela via eletrônica de informação.
Por conseguinte, a operosa equipe da DIMEX/DGFEX realizou estudo para alteração da disciplina normativa, no que tange à troca de informações entre os Serviços de RCPN, de modo a substituir o emprego da correspondência física pela via eletrônica através de sistema que funcione como uma intranet ligando os Serviços para esse fim.
Dessa forma, os Serviços de RCPN que venham a utilizar o sistema desenvolvido pela ARPEN/SP, por intermédio da ARPEN/RJ, ou que prefiram desenvolver sistema compatível, poderão, de forma mais rápida e econômica, proceder à troca de informações obrigatórias pela via eletrônica.
Inclusive, diante dos benefícios que a troca de informações eletrônicas deverá proporcionar, vale salientar que a ARPEN/RJ está empenhada em congregar os Serviços de RCPN do Estado do Rio de Janeiro nessa empreitada, já contando com várias dezenas de adesões na utilização do sistema desenvolvido pela ARPEN/SP.
E, assim, estará sendo criado o indispensável caminho que vai interligar todos os Serviços de RCPN do Estado do Rio de Janeiro entre si e também com os Serviços de RCPN de vários outros Estados, haja vista que o sistema elaborado em São Paulo já está sendo utilizado em outras unidades da Federação. Diante de todo o exposto, sugere-se a edição de ato normativo, alterando a disciplina da Consolidação Normativa da Corregedoria Geral da Justiça relativa à troca de informações obrigatórias entre os Serviços de Registro Civil de Pessoas Naturais.
Encaminhe-se o presente expediente à superior apreciação do Exmo. Desembargador Corregedor-Geral da Justiça.
Rio de Janeiro, 18 de abril de 2012.
Sérgio Ricardo de Arruda Fernandes
Juiz Auxiliar da CGJ
DECISÃO
Acolho o parecer supra e, por conseguinte, proceda-se à publicação de Provimento, conforme minuta em anexo, alterando a Consolidação Normativa da Corregedoria Geral da Justiça para instituir a obrigatoriedade de comunicação eletrônica entre os Serviços de Registro Civil de Pessoas Naturais do Estado do Rio de Janeiro.
Rio de Janeiro, 19 de abril de 2012.
Desembargador ANTONIO JOSÉ AZEVEDO PINTO
Corregedor-Geral da Justiça
Leia a íntegra do Provimento CGJ-RJ n° 12/2012
O Desembargador ANTONIO JOSÉ AZEVEDO PINTO, Corregedor-Geral da Justiça do Estado do Rio de Janeiro, no uso e suas atribuições legais e de acordo com o que dispõe o artigo 44, XX do Código de Organização e Divisão Judiciárias do Estado do Rio de Janeiro;
CONSIDERANDO que cabe à Corregedoria Geral da Justiça o estabelecimento de medidas para melhorar a prestação dos Serviços Extrajudiciais;
CONSIDERANDO a necessidade de proporcionar meios eficazes de controles e segurança aos atos praticados pelos Serviços Extrajudiciais;
CONSIDERANDO a constante necessidade de aperfeiçoar os procedimentos fiscalizatórios dos Serviços Extrajudiciais;
CONSIDERANDO a necessidade de informatização dos atos de registro de civil de pessoas naturais;
CONSIDERANDO o decidido no processo administrativo n.° ;
RESOLVE:
Art. 1º – Torna-se obrigatório a partir de 01 de julho de 2012, no âmbito do Estado do Rio de Janeiro, o uso de comunicação eletrônica entre os Serviços com atribuição de Registro Civil de Pessoas Naturais.
Parágrafo único – Os Serviços extrajudiciais que já possuam sistema de informática, de acordo com as especificações previstas no artigo seguinte, poderão efetivar suas comunicações de forma eletrônica, na forma prevista por este Provimento.
Art. 2º – As comunicações deverão ser realizadas através de WebService para enviar e receber os dados em formato XML, através de ambiente seguro acessado por meio de certificado digital, que permita a interligação entre os Serviços com atribuição de Registro Civil de Pessoas Naturais, devendo conter:
protocolo seguro HTTPS e criptografia;
utilização de ambiente síncronos para permitir o processamento imediato;
comunicação on line com o Sistema Justiça Aberta;
controle do encaminhamento e recebimento de documentos digitais entre os Serviços extrajudiciais, que permita o controle da rejeição de arquivos corrompidos, ilegíveis
ou ainda com informações que não correspondam aos documentos digitalizados; realização de backup do Servidor de Dados e backup do Servidor de Arquivos de forma a impedir perdas, com manutenção por pelo menos 90 dias;
gerenciamento de certificado digital dos usuários, provendo autenticação em sistemas web e assinatura digital de arquivos, documentos e transações on line em aplicações web;
geração de relatórios de transmissão e arquivos de retorno com possíveis críticas de rejeição.
Art. 3° – Os Serviços de RCPN poderão utilizar sistemas disponibilizados por seus órgãos de classe, que possuam as especificações contidas no artigo anterior.
Art. 4° – Em caso de desenvolvimento de sistema próprio ou contratação de sistema não vinculado a seu órgão de classe, o mesmo deverá ser submetido à prévia homologação pela Corregedoria Geral da Justiça para verificação do atendimento
das exigências contidas do artigo 2°, bem como se existe compatibilidade de comunicação com os demais Serviços cadastrados no Sistema Justiça Aberta do Conselho Nacional de Justiça.
Art. 5° – Alterar o artigo 775 do Provimento n° 12/2009 ¿ Consolidação Normativa Extrajudicial, que passa a vigorar com a seguinte redação:
Art. 775. O registro do casamento deve ser comunicado ao Oficial do Registro Civil do lugar em que tiver sido lavrado o nascimento dos contraentes, quando este for diverso do casamento, para as devidas anotações, sob as penalidades da lei, na forma estabelecida nos parágrafos 1° e 2° do artigo 805 desta Consolidação.
Parágrafo único. A comunicação ou anotação à margem do assento de nascimento deve ser certificada nos autos da habilitação.
Art. 6°- Alterar o artigo 776 do Provimento n° 12/2009 ¿ Consolidação Normativa Extrajudicial, que passa a vigorar com a seguinte redação:
Art. 776. Quando o casamento se der em circunscrição diferente daquela da habilitação, o Oficial que registrar o casamento comunicará, na forma dos parágrafos 1° e 2° do artigo 805 desta Consolidação, ao Oficial da habilitação, esse fato, com os elementos necessários para as anotações nos respectivos autos, devendo, ainda, este, fazer as anotações ou comunicações de estilo e certificar nos autos.
Art. 7°- Alterar o artigo 797 do Provimento n° 12/2009 ¿ Consolidação Normativa Extrajudicial, que passa a vigorar com a seguinte redação:
Art. 797. O óbito deve ser comunicado ao Oficial do Registro Civil que lavrou o nascimento e/ou casamento, conforme o caso, por meio eletrônico, na forma estabelecida nos parágrafos 1° e 2° do artigo 805 desta Consolidação.
Parágrafo único. A comunicação não ensejará a cobrança de emolumentos ou de quaisquer outros ressarcimentos.
Art. 8°- Alterar o artigo 805 do Provimento n° 12/2009 ¿ Consolidação Normativa Extrajudicial, que passa a vigorar com a seguinte redação:
Art. 805. Sempre que o Oficial fizer algum registro ou averbação, deverá anotá-los nos registros primitivos, se lançados no próprio Serviço, ou fará comunicação ao Oficial em cujo Serviço estiverem os assentos primitivos, com observância dos requisitos e prazos estabelecidos no art. 106 e parágrafo único da Lei nº. 6.015/73.
§ 1º. As comunicações previstas no caput, entre os Serviços extrajudiciais do Estado do Rio de Janeiro com atribuição de Registro Civil de Pessoas Naturais, deverão ser realizadas por meio eletrônico, devendo seus comprovantes de encaminhamento e recebimento serem arquivados eletronicamente.
§ 2°. Em caso de comunicação direcionada a Serviço de Registro Civil de Pessoas Naturais de outro Estado da Federação, que não disponha de comunicação eletrônica, poderá ser encaminhada através de carta/ofício que deverá ser arquivada em pasta própria, juntamente com o comprovante de encaminhamento.
§ 3°. Na hipótese do § 2° é vedada a entrega da comunicação diretamente à parte interessada.
Art. 9°- Alterar o artigo 806 do Provimento n° 12/2009 ¿ Consolidação Normativa Extrajudicial, que passa a vigorar com a seguinte redação:
Art. 806. A anotação pode ser feita a partir de certidão original apresentada por pessoa interessada, e com data não anterior a seis meses da apresentação da mesma, observando-se:
I – A aludida anotação só será realizada após a confirmação do ato praticado pelo Oficial de origem, por meio eletrônico quando se tratar de Serviço localizado no Estado do Rio de Janeiro ou por qualquer meio idôneo, quando se tratar de Serviços localizados em outros Estados da Federação, e
II – A parte interessada deverá entregar cópia autenticada da certidão original apresentada ao Oficial, que deverá arquivá-la em pasta própria.
Art. 10 – Alterar o artigo 812 do Provimento n° 12/2009 ¿ Consolidação Normativa Extrajudicial, que passa a vigorar com a seguinte redação:
Art. 812. Serão arquivadas:
I ¿ Eletronicamente, as comunicações oriundas de outros Serviços recebidas por meio eletrônico;
II ¿ Em pasta própria, as comunicações recebidas de outros Serviços de outros Estados da Federação, por meio de papel;
III – As cópias autenticadas das certidões apresentadas, nos termos do artigo 806, inciso II desta Consolidação.
Art. 11. Na hipótese do Serviço de RCPN encontrar-se absolutamente impossibilitado de ter acesso à internet, em razão de empecilhos técnicos locais, deverá o Oficial Registrador / Responsável pelo Expediente informar à Corregedoria Geral da Justiça a sua situação, no prazo de 20 dias, para efeito de análise.
Art. 12. Este Provimento entra em vigor na data de sua publicação.
Rio de Janeiro, 19 de abril de 2012.
Desembargador ANTONIO JOSÉ AZEVEDO PINTO
Corregedor-Geral da Justiça
Fonte: Arpen-SP