O Recivil, através do seu departamento jurídico, vem sugerir algumas soluções, para melhor cumprimento das determinações da Portaria Conjunta nº 955/PR/2020, cujo objetivo é evitar a disseminação do novo coronavírus, de forma que todos os registradores civis das pessoas naturais evitem ao máximo a formação de filas e aglomerações, tomando as cautelas devidas e recomendações de segurança das autoridades de saúde, estimulando ainda que o usuário utilize sua própria caneta para assinatura de documentos.
Art. 1º Fica suspenso o atendimento presencial no âmbito dos Serviços Notariais e de Registro do Estado de Minas Gerais, no período de 28 de março a 12 de abril de 2020, salvo nas seguintes hipóteses:
I – prática de atos inerentes aos plantões ordinários do Registro Civil das Pessoas Naturais, com atendimento presencial, no horário de 9:00 às 12:00 e de 13:00 às 17:00, para fins de registro de nascimento e óbito, inclusive para processamento dos pedidos enviados pelas unidades interligadas observando-se:
a) o disposto no Provimento da Corregedoria Nacional de Justiça nº 93, de 26 de março de 2020;
b) o correto preenchimento dos dados relacionados aos assentos de óbitos, de forma a possibilitar a geração dos relatórios contendo a causa morte, conforme disposto no art. 5º da Portaria do Conselho Nacional de Justiça nº 57, 20 de março de 2020.
Atendimento presencial suspenso para os atos notariais e de registro, salvo para os registros de nascimento e de óbito, cujo funcionamento das Serventias de Registro Civil das Pessoas Naturais deverá ser presencial, 7 horas diárias, de segunda a sexta-feira, no período e horário especificado no art. 1º e inciso I.
Para as Serventias de Registro Civil das Pessoas Naturais que já tem autorização judicial, por meio de Portaria, para funcionamento em horário diverso, diante das peculiaridades locais, mas observado o atendimento mínimo de 7 horas diárias, fica mantido o horário de funcionamento do cartório, conforme consta do art. 46, §4º do Provimento 260/CGJ/2013.
Sábados, domingos e feriados, o serviço de Registro Civil das Pessoas Naturais será prestado sob o sistema de plantão, estabelecido no art. 47 do Provimento 260/CGJ/2013.
Observar as disposições do Provimento 93 CNJ, já comentadas por este Departamento Jurídico e publicadas no site do Recivil.
O preenchimento correto dos registros de óbitos deverá ser observado, para fins do relatório circunstanciado contendo o número atualizado de óbitos registrados pelos cartórios de registro civil do país, decorrentes do Coronavírus e/ou insuficiência respiratória que serão publicados pelo Departamento de Tecnologia da Informação do CNJ, conforme art. 5º da Portaria 57 CNJ.
Parágrafo único. Essas informações deverão ser extraídas da Central de Informações de Registro Civil – CRC de que trata a Provimento nº 46 da Corregedoria Nacional de Justiça.
II – situações de urgência;
Tanto para os atos de registro civil quanto para os atos de notas, as situações de urgência são subjetivas, devendo ser analisado caso a caso e se a decisão for pela prática do ato, prudente exigir requerimento do usuário com a exposição do motivo da urgência que justifique o ato.
III – atendimentos agendados para coleta de assinaturas, devolução de documentos, entrega de certidões urgentes, pedido de desistência e cancelamento de protesto, situações que envolvam financiamentos bancários, liberação de crédito e outros atos que, eventualmente, não possam ser praticados remotamente;
Deverão ser analisados caso a caso que se enquadrem no inciso em comento, seja para os atos de registro civil quanto para os casos de notas, dando prioridade ao atendimento agendado, restringindo o ingresso de acompanhantes.
IV – finalização dos atos já iniciados;
Para os atos de registro civil, finalizar os atos de averbações que já haviam sido iniciados, como decorrentes de mandados judiciais e escrituras públicas, processos administrativos de retificação, reconhecimento de paternidade, seja biológica como socioafetiva, alteração de prenome e sexo do transgênero e registros no Livro E.
Para os atos de notas, finalizar as procurações, escrituras públicas e atas notariais que já haviam sido iniciadas.
O apostilamento já iniciado também poderá ser concluído.
Para a prática de atos novos, deverá ser observado o agendamento ou a urgência .
Além disso, as celebrações de casamentos que já estavam agendadas deverão ser remarcadas para que sejam realizadas após a normalização do atendimento ao público, uma vez que a eficácia dos respectivos certificados de habilitação ficarão prorrogados por mais noventa dias a contar da data em que se daria a expiração, conforme dispõe o §2º deste art. 1º.
V – outros atos que devem ser praticados imediatamente para não gerar prejuízo ao erário ou ao usuário.
Deverão ser analisados caso a caso que se enquadrem no inciso em comento, principalmente para os atos de notas.
§ 1º De forma excepcional, as serventias que atuam em unidades interligadas poderão suspender o atendimento presencial nas unidades hospitalares durante o período crítico de contágio do COVID-19; (sem comentários)
§ 2º A eficácia do certificado de habilitação de casamento que venha a expirar dentro dos próximos sessenta dias fica prorrogada por mais noventa dias a contar da data em que se daria a expiração;
As celebrações de casamento designadas no período de 28/03 a 12/04 deverão ser reagendadas, conforme comentado no inciso IV.
§ 3º O atendimento presencial deverá ocorrer de forma controlada, com observância das diretrizes estabelecidas no art. 3º desta Portaria Conjunta; (sem comentários)
§ 4º Durante o período de suspensão do atendimento presencial de que trata o "caput" deste artigo, os atendimentos eletrônicos deverão ser incrementados e adotados com preferência ao atendimento presencial, sendo que as novas solicitações, os requerimentos e a devolução de documentos devem, preferencialmente, dar-se por meio das respectivas Centrais eletrônicas, ressalvada a possibilidade de assinatura presencial, nos casos imprescindíveis, de forma controlada e agendada.
Os oficiais deverão incentivar e priorizar os atendimentos eletrônicos, seja pela CRC-MG, CRC-Nacional ou por email, como nos casos de pedidos de segundas vias de certidões e as funcionalidades previstas no e-protocolo da CRC Nacional, conforme o art. 3º do Provimento 46 CNJ.
Também deverão priorizar a devolução dos documentos por meio eletrônico. No entanto, o §4º do art. 2º possibilita o uso do correio, de mensageiros ou qualquer outro meio seguro para entrega de documentos físicos, ficando a cargo do usuário as despesas postais.
§ 5º Os cartórios devem observar, na recepção dos documentos eletrônicos, as normas técnicas e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que eles produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais, nos termos do Decreto federal nº 10.278, de 18 de março de 2020. (sem comentários)
§ 6º Os prazos de validade das certidões apresentadas para a prática de atos notariais e de registro ficam automaticamente prorrogados enquanto perdurar a suspensão do atendimento presencial.
Para os atos de registro civil e notas que exigem certidões atualizadas, como habilitações de casamento, escrituras públicas e procurações, os prazos de validade ficam prorrogados.
Art 2º O titular ou responsável, sempre que possível, deverá manter na serventia uma equipe reduzida de trabalho interno, tomadas as cautelas e recomendações de segurança das autoridades de saúde, bem como implantar o trabalho remoto ou home office. (sem comentários)
§ 1º Deverão ser adotados instrumentos de comunicação e orientação a distância , como telefones, WhatsApp, Skype e outros meios disponíveis para atendimento remoto do usuário, que deverão ser divulgados em cartaz afixado na porta e nos sítios eletrônicos das serventias extrajudiciais. (sem comentários)
§ 2º O pagamento dos emolumentos deverá ser realizado preferencialmente por meio de cartão de crédito ou débito, boleto ou depósito bancário. (sem comentários)
§ 3º Qualquer situação excepcional que impeça o trabalho interno, o atendimento presencial ou mesmo em regime de home office deverá ser comunicado formalmente ao respectivo Diretor do Foro, ficando todos os prazos suspensos pelo período necessário ao restabelecimento dos serviços. (sem comentários)
§ 4º Fica autorizado o uso do correio, de mensageiros ou qualquer outro meio seguro para entrega de documentos físicos destinados à prática de atos durante o período de suspensão de atendimento presencial de que trata o "caput" do art. 1º desta Portaria Conjunta.
Dispositivo já comentado no §4º do art. 1º.
§5º Os cartórios deverão manter atendimento telefônico, com esclarecimento de dúvidas, inclusive no que se refere à utilização das plataformas eletrônicas colocadas à sua disposição. (sem comentários)
Art. 3º Os delegatários, interinos, interventores e demais responsáveis pelo expediente deverão observar rigorosamente as orientações das Secretarias Municipais e Estaduais de Saúde, bem como do Ministério da Saúde, sobre medidas de prevenção à disseminação do Coronavírus (SARS-COV-2), causador da doença COVID-19. (sem comentários)
Art. 4º Ficam excluídos da escala presencial todos os titulares, responsáveis pela serventia e funcionários pertencentes a grupo de risco, o qual compreende pessoas com doenças crônicas, imunossupressoras, respiratórias e outras comorbidades preexistentes que possam conduzir a um agravamento do estado geral de saúde na hipótese do contágio pelo COVID-19, com especial atenção aos maiores de sessenta anos, às gestantes e aos portadores de doenças renais, diabetes, tuberculose, HIV e coinfecções, bem como os que retornaram, nos últimos quatorze dias, de viagem a regiões com alto nível de contágio, enquanto durar a quarentena.
Parágrafo único Os titulares, interinos e interventores que se enquadrarem em uma das situações descritas no "caput" deste artigo ficam dispensados do comparecimento à serventia, podendo ser nomeado outro preposto para responder pelo serviço. (sem comentários)
Art. 5º Os delegatários, interinos e interventores deverão adotar medidas de higienização das suas dependências e outras cautelas, observando, rigorosamente, as orientações das Secretarias Municipais e Estaduais de Saúde, bem como do Ministério da Saúde, sobre prevenção à disseminação do Coronavírus (SARS-COV-2), causador da doença COVID-19. (sem comentários)
Art. 6º Fica suspensa, "sine die", a realização da Correição Ordinária Geral, prevista no art. 26, § 1º do Provimento da Corregedoria-Geral de Justiça nº 355, de 18 de abril de 2018. (sem comentários)
Art. 7º Os casos não previstos nesta Portaria Conjunta serão submetidos à apreciação do respectivo Juiz de Direito Diretor do Foro. (sem comentários)
Art. 8º Ficam revogadas:
I – a Portaria Conjunta da Presidência nº 950, de 18 de março de 2020;
II – a Portaria Conjunta da Presidência nº 953, de 23 de março de 2020.
Art. 9º Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.
Belo Horizonte, 27 de março de 2020."
Fonte: Departamento Jurídico do Recivil