Com a edição da Instrução Normativa da Receita Federal do Brasil nº 995, de 22 de Janeiro de 2010, fica estabelecido que a entrega da DOI – Declaração de Operações Imobiliárias deverá ser feita utilizando certificado digital no padrão da ICP-Brasil, para fatos geradores ocorridos a partir de maio de 2010, ou seja, a partir de junho do corrente ano, será necessário o certificado digital para o envio da DOI.
Existem dois tipos de certificados, o E-CPF para pessoas físicas e E-CNPJ para pessoas jurídicas, devendo o notário e registrador civil com atribuição de notas utilizar um E-CPF feito em nome do titular do cartório.
Importante deixar claro que poderá ser feito um E-CNPJ em nome do cartório, contudo, o Recivil não aconselha, uma vez que E-CPF servirá para enviar a DOI, o Imposto de Renda e todos os serviços que vierem a surgir e forem necessários o uso do certificado digital. Já o E-CNPJ servirá somente para o envio da DOI, não sendo possível, desta forma, fazer outras operações com o referido certificado.
O certificado digital é de uso "pessoal e intransferível", nele estão os dados pessoais e a senha que identifica o titular do cartório no mundo digital.
Sendo assim, o uso e a guarda do certificado devem ser feitos com extremo cuidado, uma vez que ao ser utilizado para assinatura de arquivos e mensagens eletrônicas não é possível alegar que não foi seu titular que o usou.
Caso o titular do cartório delegue a algum funcionário a função de enviar a DOI, este deverá também ter o seu certificado.
Antes do notário adquirir o certificado digital, necessário será a criação de um e-mail, já que dentro do certificado digital além dos dados pessoais, constará também o e-mail. Deverá informar o e-mail utilizado no dia-a-dia, pois caso precise assinar digitalmente um e-mail só conseguirá assiná-lo pelo e-mail que conste no certificado.
O prazo final de adequação é o dia 30 de junho de 2010, prazo máximo para entrega da DOI referente a maio 2010. Somente conseguirá enviar a DOI quem possuir o certificado. O atraso no envio acarretará elevada multa diária, aplicada sobre cada ato não informado.
O Recivil orienta a todos os registradores civis com atribuição de notas que adquiram seus certificados através das entidades representativas do setor, pois contam com suporte técnico focado nos serviços notariais e de registros.
Fonte: Departamento Jurídico do Recivil