Gestores de cartório devem antecipar demandas para atrair clientes em potencial
Investir no treinamento dos contratados ou funcionários, adotar estratégias que garantam a permanência desses empregados ou servidores, garantir a divulgação dos serviços oferecidos para facilitar o acesso de novos clientes. Estas são algumas das orientações dadas pela diretora de Relações Públicas da SERJUS-ANOREG/MG, Hermínia Maria Firmeza Bráulio em sua palestra “Gestão Administrativa para Cartórios” que abriu o VI Seminário de Direito Notarial e Registral, promovido no Hotel Grogotó, em Barbacena, Zona da Mata, no último dia 18 de setembro.
Doutoranda em Ciências Jurídicas pela Universidad Del Museo Social Argentino (UMSA), mestre em Administração – Desenvolvimento Organizacional pela Campanha Nacional das Escolas de Comunidade (CNEC) e especialista em Direito Notarial e Registral pela Faculdade Arthur Thomas de Administração, Hermínia também é tabeliã de Protesto de Títulos e Outros Documentos da Comarca de Campestre, Minas Gerais.
Diretora de Relações Públicas da SERJUS-ANOREG/MG,
Hermínia Maria Firmeza Bráulio
Embora a Lei determine quais processos devam ser oferecidos pelos cartórios, os procedimentos que serão seguidos são adotados pelo Tabelião ou Oficial, ou seja: são instituídos pelos titulares de cada serventia. “Por exemplo, o processo para a expedição de uma certidão é comum a todos os cartórios. Na maioria das vezes, as certidões são expedidas imediatamente depois da solicitação verbal do cidadão. Mas a forma como essa certidão é expedida, quantos funcionários participarão dessa expedição, é diferenciada. Se você vai oferecer a certidão datilografada ou impressa por computador é uma escolha relativa à autonomia de cada cartório”, afirmou.
De acordo com a tabeliã de protestos de Campestre, não há procedimentos que possam ser classificados administrativamente como “certos”, ou “errados” na gestão de uma serventia. Mas para conseguir a máxima eficiência, é preciso que o titular de um determinado cartório tenha em mente que metas pretende atingir e quais serão os métodos mais eficazes para conseguir este objetivo.
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Uma das estratégias para manter os bons funcionários é adotar práticas que garantam que os servidores se sintam realizados pessoalmente exercendo suas funções. “Pesquisas indicam que entre os funcionários do alto escalão a realização pessoal conta mais que o salário”, afirmou.
Com funcionários bem treinados, ressaltou a doutoranda, vai ser mais fácil para os titulares conquistarem os clientes em potencial: àqueles que ainda não usam os serviços de determinada serventia. Ela explicou que cabe aos cartórios identificar os serviços que atendam às demandas dos cidadãos.
“Se eu observo que no meu cartório existe muita fila, devo adotar alguma estratégia para sanar este problema e oferecer maior comodidade aos meus clientes”, afirmou. A criação de leis que limitam o tempo de espera de atendimento aos usuários é outro desafio que deve ser enfrentado pelos titulares interessados em adotar métodos eficazes de gerenciamento de seus cartórios.
“Muitos municípios limitam o tempo de atendimento em 15 minutos. Para checar a autenticidade de uma assinatura, com a segurança jurídica que este serviço exige, em alguns casos, esse tempo é insuficiente. Então, cabe ao cartório usar ferramentas tecnológicas de natureza administrativa que possam tornar mais céleres a execução deste procedimento, oferecendo a segurança jurídica exigida pela lei”, afirmou.
Além de identificar os serviços, cabe também ao administrador do cartório, fazer com que eles sejam conhecidos por todos. Principalmente, por aqueles clientes potenciais que ainda não se utilizam dos serviços de sua serventia.
“Em São Paulo, por exemplo, você consegue retirar de graça uma informação de nada consta, com um único clique a pesquisa é feita nos 10 cartórios de protesto da capital e cerca de 80 do interior do estado paulista. Mas muita gente ainda não sabe disso. Então é preciso que os cartórios anunciem os serviços que estão oferecendo para que um maior número de pessoas possa ter acesso a este atendimento”, afirmou.
Internet pode ser oportunidade para aumentar receita para cartórios
Oferta de serviços pela web garante mais comodidade a cidadãos e renda a notários e registradores
Contar com dois provedores diferentes de banda larga, usar dois monitores simultaneamente, aderir à certificação digital, investir na criação de novos serviços oferecidos pela internet. Estas são algumas dicas dadas pelo advogado Alexandre Atheniense, em sua palestra “Práticas Cartoriais por meio Eletrônico”, oferecida a notários e registradores que participaram do IV Seminário de Direito Notarial e Registral, em Barbacena, no último dia 18 de setembro. “Internet não é hoje mais uma brincadeira. É uma forma de conseguir renda, de fazer negócios”, enfatizou o palestrante.
Especialista em Direito e Tecnologia da Informação, sócio de Aristóteles Atheniense Advogados e coordenador da Pós-Graduação em Direito de Informática da Escola Superior de Advocacia (ESA) da OAB/SP, Alexandre Atheniense explicou ao público que os cartórios vivem hoje um momento histórico de transição entre a prática de registro material (fundamentada em carimbos, livros e na assinatura presencial) e o registro desmaterializado (feito por meio eletrônico).
O professor Alexandre Atheniense fala aos participantes sobre avanços tecnológicos
Para o especialista, é importante que os oficiais de cartório tenham em mente que terão que mudar paradigmas. Embora reconheça que as mudanças sempre provoquem ansiedade, para Atheniense, é fundamental que os profissionais do setor se conscientizem da necessidade de aderir ao processo de informatização rapidamente.
“É importante que o cartório tenha um site. Mas é mais importante que além de institucional, o site ofereça serviços online aos usuários. É preciso conhecer o mercado e antecipar demandas. Será que vocês acham que continuarão a trabalhar com papel no futuro? Tudo leva a crer que a informação, cada vez mais, será desatrelada do papel. É um processo irreversível”, afirmou.
De acordo com Atheniense, o processo de informatização dos cartórios é semelhante ao ocorrido nas instituições financeiras e nas gravadoras. “Hoje, cada vez mais, utilizamos cartões de crédito e de débito, executamos operações comerciais pela web, deixamos de comprar CD para baixar músicas pela internet”, afirmou.
A informatização dos cartórios, no entanto, pode ser um processo rentável à categoria. Para garantir a expansão da renda das serventias, os titulares devem, segundo o advogado, procurar oferecer novos serviços pela internet, para ampliar não só o número de clientes, mas também a renda de seus cartórios.
Uma boa estratégia para descobrir que serviços online oferecer, de acordo com Atheniense, é manter contato com os cartórios mais avançados digitalmente, trocando informações com os responsáveis por estas serventias. “Para isso, os oficiais devem não só adquirir o software, mas também investir no treinamento de seus funcionários, o chamado people ware”, brincou. A eficiência da informação está atrelada ainda, de acordo com o especialista, na adoção de estratégias que otimizem e garantam segurança às operações.
“Por isso, é importante ter duas banda largas. Se uma cair, você tem um plano B. Os monitores duplos fazem com que os funcionários possam ser mais produtivos. Já existem ministros do Supremo que fazem seu parecer, por exemplo, consultando simultaneamente, o processo em um monitor e redigindo seus relatórios no outro”, informou.
Outra preocupação dos cartórios interessados em criar demandas online deve ser consultar os órgãos fiscalizadores como o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e a Corregedoria Geral de Justiça (CGJ) antes de implantar um determinado serviço online. “È preciso saber se há alguma limitação na legislação relativa ao serviço que se pretende implantar”, explicou.
União
Além de investir individualmente na informatização dos cartórios, de acordo com Atheniense, é importante que a categoria se una para evitar que este processo provoque perdas para o setor. “É importante que os cartórios se organizem de modo a continuarem sendo os detentores das informações coletadas nas serventias. Se repassarem todos os dados para o governo, acabarão se transformando em meros coletores de dados”, alertou.
Os notários e registradores, ainda de acordo com o palestrante, também devem ficar atentos à legislação que já estipula prazos para a execução de atos, por meio digital, pelos oficiais de cartório. “Em 2013 termina o prazo para que os cartórios emitam atos eletrônicos, inclusive certidões eletrônicas, por meio de certificação digital. O cronômetro já está ligado. Você têm três anos para implementar este serviço”, explicou.
Além disso, destacou o palestrante, é importante entender que este processo de desmaterialização da informação, conhecido como “computação nas nuvens ou cloud computing”, também vai modificar a forma de armazenamento das informações trabalhadas pelos cartórios.
Com a desmaterialização, os cartórios -assim como já acontece com alguns escritórios de advocacia- poderão armazenar documentos, atos e, informações de forma sergura e facilmente acessível em um provedor nos Estados Unidos, por exemplo. “Tudo isso é monitorado. Não é preciso nem se preocupar com back up. É seguro e o dono da empresa, no caso do cartório, pode acessar os dados que quiser até por seu celular”, informou.
O presidente da Serjus-Anoreg/MG, Roberto Andrade, o presidente do Recivil, Paulo Risso
e o tabelião João Roberto Gonçalves compõem a mesa solene