Em maio deste ano a Corregedoria- Geral de Justiça de Minas Gerais (CGJ-MG) publicou o Provimento nº 322/2016, autorizando os registradores e notários mineiros a adotarem a Tabela de Temporalidade de Documentos do CNJ.
No ano passado o CNJ já havia instituído as regras para o período de conservação dos documentos nos cartórios extrajudiciais do país através do Provimento nº 50. No referido Provimento foi anexada uma Tabela de Temporalidade de Documentos, onde se identifica expressamente o tempo de conservação necessário de cada documento arquivado nas serventias extrajudiciais.
No entanto, desde a publicação do Provimento nº 50 pelo CNJ, a Corregedoria-Geral de Justiça de Minas Gerais não havia se manifestado a respeito do tema.
O Provimento nº 322/2016 da CGJ altera o artigo 356 do Código de Normas, que passa a vigorar da seguinte forma:
"Art. 356. Expirado o prazo para arquivamento de livros e documentos, poderão estes ser descartados pelo tabelião ou oficial de registro, adotando procedimento que assegure a sua inutilização completa, com observância do disposto nos arts. 66-A a 66-C deste Provimento.''
De acordo com o Provimento nº 322, conforme o caso, os documentos arquivados em meio físico nos serviços notariais e de registro poderão ser inutilizados, por processo de trituração ou fragmentação de papel, resguardados e preservados o interesse histórico e o sigilo, ressalvando-se os livros e os documentos para os quais seja determinada a manutenção do original em papel, que serão arquivados permanentemente na serventia.
O documento preocupou-se ainda com a questão ambiental, proibindo a incineração dos documentos e destinando os papeis triturados ou fragmentados à reciclagem
Os titulares devem ficar atentos, porém, à comunicação ao Diretor do Foro sobre qualquer eliminação de documentos. Os prazos para as comunicações ao juiz são 31 de maio e 30 de novembro de cada ano. A cópia da comunicação deverá permanecer arquivada na serventia, juntamente com o respectivo comprovante de entrega à Direção do Foro.
É imprescindível também que o registrador fique atento ao tempo e aos documentos indicados na Tabela. O descarte só é válido para os documentos que estão expressamente indicados ali. A permissão não se aplica aos documentos arquivados digitalmente ou em microfilme. Estes deverão ser conservados permanentemente na serventia. Alguns documentos só podem ser eliminados após a microfilmagem ou digitalização.
Fonte: Assessoria de Comunicação do Recivil (Jornalista Renata Dantas)