– Ainda têm muitos oficiais com dúvida em relação aos novos modelos de certidão. Importante esclarecer que o CNJ publicou no dia 19/11 o Provimento nº 3 com o escopo de esclarecer sobre esses novos modelos, orientando passo a passo a composição da matrícula, além de algumas alterações que foram feitas, atentando-se que essas novas certidões deverão ser expedidas a partir de 1º de janeiro de 2010.
– Os novos modelos das certidões foram instituídos em abril deste ano pela Corregedoria Nacional de Justiça, com a finalidade de padronizar os documentos, evitando erros e falsificações. Além de apresentar os novos modelos, o provimento traz informações e esclarecimentos acerca da implantação dos documentos, como o uso de papel de segurança e da matrícula, que facilitará a identificação do cartório onde o documento foi emitido. Leia aqui a íntegra do provimento e confira os novos modelos de certidões.
– As instruções podem ser acessadas pelo link Corregedoria Nacional de Justiça da página do CNJ (www.cnj.jus.br). O documento está disponível dentro de "Atos da Corregedoria/Provimentos".
– Nele, os registradores encontram um passo a passo sobre a nova numeração, implementada em agosto deste ano pela Corregedoria do CNJ, com o lançamento do Cadastro de Cartórios Civis no país. A partir de 1º de janeiro do ano que vem todos os cartórios terão que adotar os novos modelos de certidão (conforme os que constam no provimento), incluindo na parte superior do documento a matrícula. O código vai conferir maior segurança aos documentos, assim como facilitar a conferência da autenticidade do registro.
– Os seis primeiros números da matrícula correspondem ao Código Nacional da Serventia, e permitirão a identificação imediata do cartório onde o documento foi emitido. Os códigos das serventias podem ser acessados no site www.cnj.jus.br/corregedoria/justica_aberta. Os cartórios ainda não registrados no sistema tiveram até o dia 04/12 para regularizar a situação.
– Se a serventia já for cadastrada, é preciso verificar se os dados estão atualizados, principalmente os atos praticados que têm que ser informados semestralmente. Para a atualização dos dados, basta acessar o link www.cnj.jus.br/corregedoria quando será solicitado um usuário e senha, que poderão ser obtidos junto à Corregedoria Geral de Justiça de Minas Gerais, através do telefone (31) 3339-7721.
– Os cartórios que ainda não possuem o código da Corregedoria e que não conseguiram se cadastrar até o dia 04/12 deverão entrar em contato com o CNJ, pelo telefone (61) 3217-4553 ou (61) 3217-4564 ou (61) 3217-4594.
– Para consultar as serventias já cadastradas, basta realizar os seguintes passos:
1) acessar o site: www.cnj.jus.br
2) clicar no link (a esquerda da página) "Poder Judiciário";
3) opção: Estatísticas do Poder Judiciário;
4) clique em: Justiça Aberta
5) clique: Serventias Extrajudiciais;
6) aparecem três opções. Clique em: Pesquise as Serventias Extrajudiciais que preencheram o cadastro 2009.
Aparece a mensagem: Consulta Produtividade das Serventias Extrajudiciais (clicando nesta opção, aparecerá mais duas opções de consulta que ao serem clicadas aparecerá o mapa do Brasil. Clique em um Estado e será possível fazer a consulta por cidade, de todos os cartórios já cadastrados no CNJ e que possuem número de cadastro).
Ou acesse diretamente o site: http://www.cnj.jus.br/corregedoria/justica_aberta/?d=consulta&a=consulta&f=formIndex
– O programa Cartosoft, disponibilizado pelo Recivil gratuitamente a todos os cartórios de Registro Civil do Estado já calcula automaticamente o número de matrícula e o dígito verificador.
– Se você já possui o Cartosoft e deseja baixar a nova versão com os novos modelos de certidões, contendo todos os elementos do Provimento nº3 do CNJ, clique aqui.
– Se você ainda não possui o Cartosoft, clique aqui para baixar o sistema. Após a instalação, o sistema pedirá uma senha para o primeiro acesso. É necessário entrar em contato com o help desk do Cartosoft, pelos telefones (31) 2129-6025/6041/6027, para obter a senha. Após adquirir a senha, clique aqui para baixar a nova versão com os novos modelos de certidões.
– As certidões emitidas até o final deste ano (31/12) não precisam ser substituídas e permanecerão válidas por prazo indeterminado.
– O papel de segurança oferecido pelo Recivil não terá alteração e poderá ser utilizado normalmente pelos Oficiais para a emissão dos novos modelos de certidões.
– O papel branco também poderá ser utilizado pelos Oficiais para a emissão dos novos modelos de certidões. Os papéis timbrados de cada cartório poderão ser utilizados obedecendo os requisitos dos novos modelos quanto ao cabeçalho e ao rodapé.
– O campo de observações deve ser utilizado para as observações de praxe e para as averbações e anotações em cumprimento às Leis locais, como, por exemplo, as cotações de emolumentos.
– O número de matrícula é vinculado ao cidadão, ou seja, para cada registro haverá um número de matrícula, que também deverá ser gerado para as segundas vias das certidões.