Para a validação de documentos e informações empresariais duas soluções se destacam: a assinatura digital e a assinatura eletrônica
A constante digitalização de processos corporativos exigiu que empresas adotassem mecanismos para que usuários fossem capazes de validar informações e documentos empresariais, como contratos e mensagens com informações importantes. Nesse sentido, duas soluções se destacam: a assinatura digital e a assinatura eletrônica.
Ambas as tecnologias são utilizadas constantemente no meio empresarial, tendo como principal objetivo validar a identidade de alguém. Assim, é possível reduzir o uso de papéis, digitalizar rotinas e até mesmo evitar o deslocamento a um local apenas para assinar um contrato.
Se você quer saber mais sobre o tema e como a assinatura eletrônica diferencia-se da assinatura digital, veja o nosso post de hoje!
O que é uma assinatura digital?
A assinatura digital é uma tecnologia utilizada para identificar pessoas digitalmente. Ela funciona de forma semelhante a uma assinatura em um documento físico e, em geral, é feita em contratos e acordos digitais ou até mesmo em e-mails.
Para garantir a autenticidade da assinatura digital, são utilizados algoritmos de criptografia de chave pública e privada. Eles criam uma identificação única, que impede a falsificação da assinatura e trazem mais confiabilidade para o documento.
Assim como contratos assinados em papel, a assinatura digital também pode ser validada por qualquer pessoa. Como consequência, documentos assinados digitalmente possuem a mesma validade jurídica quando comparados com aqueles que possuem uma assinatura manuscrita.
Em outras palavras, a assinatura digital dá a documentos eletrônicos autenticidade, confiabilidade, integridade e validade jurídica. Para companhias e usuários, ela representa uma forma de desburocratizar diferentes processos jurídicos, reduzindo o número de procedimentos necessários para a validação de um acordo.
Custos relacionados ao manuseio, à impressão e ao armazenamento de vários contratos em papel são eliminados. Além disso, não há a necessidade de deslocar uma pessoa até um local para efetuar uma assinatura física — todos os processos de assinatura e autenticação de dados são feitos em meios digitais.
A assinatura digital também é utilizada amplamente em sites de e-commerce ou plataformas virtuais, como uma forma de validar a concordância do usuário com os termos de uso e a política de privacidade de um serviço.
Para que serve?
Por ser um processo de assinatura que envolve criptografia e validação eletrônica de identidade, a assinatura digital atualmente é o modelo mais seguro para contratos de serviço, permissões, procurações e outros documentos legais.
Isso é possível porque, além de validar a assinatura, essa tecnologia também atrela o consentimento das partes ao documento eletrônico onde este foi dado.
Ou seja, se houver qualquer alteração no contrato, a assinatura se torna inválida. Por isso é tão confiável para garantir o cumprimento de cláusulas e disputas legais.
O que é uma assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica pode ser definida como um conjunto de mecanismos que permite a identificação de uma pessoa em meios online. Nesse sentido, ela pode ser uma cópia da assinatura física de uma pessoa, um clique em um botão ou até mesmo uma autorização verbal (nos casos de assinatura de contratos).
A assinatura eletrônica não possui validade jurídica e mecanismos de segurança avançados. Ela pode ser adotada em e-mails, documentos simples ou que tenham sido digitalizados. Mas como não está protegida por um Certificado Digital, ela possui um uso reduzido em vários casos.
Para que serve?
Por não ter essa prerrogativa legal, a assinatura eletrônica é mais recomendada para agilizar processos de conferência e atendimento, em que é possível determinar a legitimidade de uma relação sem que ela por si só seja a prova legal que ateste o vínculo.
Por exemplo, pode ser utilizada em processos internos de empresas, em que colaboradores acusam o recebimento digital de documentos. Assim, caso haja algum conflito ou necessidade de confirmação, a própria empresa pode consultar pessoalmente o dono daquela assinatura.
Existem diversos outros cenários em que a assinatura eletrônica é viável, como na entrega de produtos por transportadoras, na confirmação presencial de troca de documentos, entre outros. Ela não atesta a validade de registros — que teria que apresentar uma assinatura física ou digital —, mas, como conta com o contato físico entre as partes, serve de indício de testemunhas para aquela relação.
Como uma assinatura eletrônica se diferencia da assinatura digital?
Tanto a assinatura digital quanto a assinatura eletrônica podem ser utilizadas no meio corporativo. Elas permitem a validação da identidade de uma pessoa e, ao mesmo tempo, a integridade de documentos. Entretanto, as diferenças na criação e no desenvolvimento de ambas as tecnologias causam uma grande influência nos seus usos principais.
Veja abaixo as três principais situações em que há diferenças entre uma assinatura digital e uma assinatura eletrônica.
Validade jurídica dos contratos
A assinatura digital possui mecanismos de proteção que permitem a manutenção da sua integridade e dão a ela validade jurídica. Para isso, ela possui um Certificado Digital emitido por uma entidade certificadora válida.
Cada Certificado Digital armazena dados sobre o autor, a entidade que emitiu o documento e a sua validade. Para que os dados sejam mantidos íntegros, o Certificado Digital utiliza um método de criptografia assimétrica baseado em um par de chaves criptográficas (uma pública, utilizada para criptografar os dados, e uma privada, utilizada para descriptografar as informações).
Como consequência, qualquer pessoa consegue validar a integridade de uma assinatura digital.
Ferramentas utilizadas para realizar a assinatura na prática
A assinatura eletrônica possui diferentes mecanismos para a validação do usuário, todos menos seguros do que o utilizado pela assinatura digital. Eles incluem o clique em um botão de aceite ou mesmo um usuário e senha.
Além disso, a assinatura eletrônica pode ser criada a partir do scan de uma assinatura real, com o auxílio de uma caneta eletrônica. Nesse caso, o usuário assina o documento como se estivesse assinando uma folha física, e seus movimentos são transcritos para a tela por meio de sensores.
Por outro lado, como citado anteriormente, a assinatura digital é feita a partir de um conjunto de métodos que reduzem ao máximo as chances de o documento ser corrompido por terceiros.
A criptografia assimétrica utiliza uma fórmula matemática que cria uma chave de autenticação complexa, praticamente impossível de ser quebrada. Como resultado, o Certificado Digital torna-se um documento de alta confiabilidade.
Além disso, cada Certificado Digital vinculado a uma assinatura digital possui informações que permitem a identificação fácil daquelas que tenham sido comprometidas. Além do autor do documento, há também o registro de quando ele foi assinado, sua data de criação, mudanças, dono do arquivo, a empresa que emitiu o certificado e a sua validade.
Pré-requisitos para utilizar cada uma delas
A utilização da assinatura eletrônica exige poucos pré-requisitos. Basta que o usuário crie um mecanismo para validar a sua identidade, não existindo a necessidade de utilizar métodos de segurança e criptografia.
Por outro lado, a assinatura digital demanda a emissão de um Certificado Digital por meio de uma empresa emissora válida. A autoridade certificadora, como é chamada a companhia que trabalha nesse ramo, é uma entidade credenciada pelo ITI (Instituto Nacional de Tecnologia). Ele é vinculado ao governo federal e gerencia todas as normas, regras e a legislação referente ao tema.
Isso dá ao documento uma validade maior, uma vez que o Certificado Digital a ele vinculado possui mecanismos de segurança reconhecidos mundialmente. Como consequência, a assinatura digital já é utilizada no meio corporativo para diferentes funções, com a criação de documentos sigilosos, contratos digitais e envio de dados privados.
Quais são os benefícios do uso dessas assinaturas?
Digitalizar o processo de assinatura é uma tendência que provavelmente se tornará a norma no futuro — inclusive, sendo preferida em relação aos processos manuais.
Essa previsão é natural quando analisamos que tipo de benefícios investir em assinatura digital e eletrônica trazem para profissionais, clientes e a relação legal entre eles. Acompanhe.
Segurança
Falando principalmente da assinatura digital, o processo de criptografia e validação de identidade atrelado ao processo garante um modelo praticamente infalível de conferência de legalidade de um documento.
É uma tecnologia muito mais segura até do que a assinatura de punho em papel, que pode ser modificada, rasurada ou até perdida dependendo da forma como é feita.
Mesmo a assinatura eletrônica, que não tem caráter legal, ainda é mais confiável nesse sentido. Assim que registrada em um sistema, fica armazenada de maneira protegida de fraudes.
Economia de tempo
Um dos maiores problemas da assinatura física nos dias de hoje é que ela nem sempre acompanha a agilidade necessária para relações de serviços, comércio e processos jurídicos. Muitas vezes, as partes moram a quilômetros de distância, exigindo o envio por correios para assinatura e sua devolução.
Assinaturas digitais e eletrônicas podem ser feitas online, de maneira instantânea. É uma forma de reduzir prazos em relações contratuais, garantindo a legitimidade de todo o processo.
Conveniência
Não é apenas no tempo que as partes sentem esses efeitos positivos, mas também na conveniência. Não precisar se deslocar até um escritório ou cartório, não ter que postar e receber papéis por correio, tudo isso facilita a vida das pessoas e torna essas relações menos frustrantes — principalmente pensando no vai e vem de documentos quando há ruídos de comunicação.
Redução de custos
As assinaturas digitais e eletrônicas são um passo também para reduzir consideravelmente custos em todos os aspectos de relações contratuais, seja qual for a sua natureza.
Clientes e prestadores de serviço gastam menos com transporte, impressões de cópias, custos postais, armazenamento de arquivos físicos, entre outras necessidades atreladas a quem trabalha com documentos impressos.
As diferenças entre assinatura digital e eletrônica são consideráveis, mas isso não significa que é preciso escolher uma à outra. Ambas possuem seus cenários ideais e podem até ser utilizadas em conjunto para otimizar ainda mais a relação cliente-empresa. Portanto, é hora de investir nessas tecnologias!
Fonte: Crypto ID