Se você ainda imagina um cartório como um local repleto de mobília antiquada e pilhas de papéis empoeirados, é hora de abandonar essa concepção ultrapassada e descobrir o Ofício do Registro Civil e Tabelionato de Notas de Ubaí. Localizado na Rua Cícero Dumont, número 219, no centro da cidade, esta serventia destaca-se pelo seu compromisso com a modernidade, seja na arquitetura sofisticada de suas novas instalações, em funcionamento desde abril 2023, ou na organização de seus documentos, cuidadosamente organizados em um arquivo climatizado e que possui catalogação exemplar.
O Sindicato dos Oficiais de Registro Civil das Pessoas Naturais do Estado de Minas Gerais (Recivil) teve a oportunidade de conversar com Aline Franciane Cardoso Aguiar, oficiala à frente da serventia desde 2018, para explorar sua história, as inovações implementadas e o caminho trilhado para tornar-se uma verdadeira referência em prestação de serviços de excelência em Ubaí, cidade do norte de Minas Gerais.
Recivil: É interessante notar que o cartório não só abraçou a modernização, mas também, destaca-se em sua arquitetura e organização. Poderia compartilhar mais detalhes sobre a infraestrutura e o ambiente do cartório?
Aline: A nossa preocupação inicial foi em encontrar um local adequado para construção da nova sede. Este local deveria ser de fácil acesso ao público e propício para a recepção dos projetos de engenharia e arquitetura. Neste ponto, pedimos aos profissionais envolvidos uma obra que atendesse nossa necessidade de espaço físico, bem como, de otimização da ventilação e iluminação natural. O resultado foi um ambiente arejado e amplo, com frescor e claridade naturais em todos os ambientes. O acervo da serventia foi acomodado em espaço especialmente projetado para recebê-lo, pensando na adequada guarda e conservação dos livros e documentos, longe de poeira, umidade e em uma temperatura adequada para manter a sua preservação por muito mais tempo. Armários e bancadas planejados, aproveitando melhor o espaço e harmonizando o ambiente. O banheiro atende as exigências legais para cadeirantes e pessoas com necessidades especiais, temos um local apropriado para as instalações de CPD, e centrais de câmeras e alarme. Os ambientes são climatizados com ar-condicionado para utilização nos dias mais quentes, há uma copa para atender melhor as necessidades dos funcionários, purificador de água para os clientes, local de espera para atendimento com cadeiras, no hall de entrada e dentro da serventia e ainda uma sala para atendimentos reservados e personalizados.
Recivil: Uma das maiores inovações recentes nos cartórios é a adoção informatização. Como o Ofício de Ubaí tem lidado com essa mudança? E como isso afetou a prestação de serviços à população?
Aline: Com o advento da pandemia muitas soluções foram implementadas a fim de facilitar o acesso do público aos serviços do cartório, sem a necessidade do comparecimento de forma física à serventia. Nosso acervo de Registro Civil foi totalmente digitalizado e armazenado em HD externo para guarda e conservação. Efetuamos o atendimento através de e-mail e WhatsApp para recebimento de pedidos e esclarecimento de dúvidas, além das plataformas e-Notariado para os atos de notas, por meio da qual podemos lavrar escrituras de forma digital, através de videoconferência com os contratantes e ainda emitir certidões e traslados remotamente. Utilizamos um programa de computador específico que atende tanto a parte de registro civil, quanto notas e ainda efetua a gestão interna na serventia, como protocolos de entrada, movimentação de processos administrativos, relatórios e comunicações internas e externas para diversos órgãos e outros cartórios. Estamos sempre orientando os clientes sobre as facilidades da CRC e Web Recivil a fim de que estes possam também usufruir das modernidades do nosso novo tempo e ver que os cartórios evoluíram, hoje prestamos um serviço moderno à população.
Recivil: Quais foram as principais mudanças, fale sobre o antes e o depois da reforma?
Aline: Considero uma das principais mudanças o conforto que, hoje, pude proporcionar aos meus clientes e funcionários, que contam com um atendimento mais ágil, com equipamentos de informática modernos, funcionando num ambiente climatizado e organizado para melhor atender a todos.
Recivil: Como vê o apoio do Recivil para as serventias mineiras?
Aline: Reconhecemos o esforço do Recivil para dar o suporte necessário para todos os registradores, em diversos momentos de nossa caminhada, como na ocasião do subsídio para aquisição de impressoras de etiquetas para reconhecimento de firma e autenticação, bem como, subsídio para a digitalização dos livros. O acesso que temos ao corpo jurídico que nos orienta nas dúvidas do dia a dia através do chat, de forma instantânea, e por e-mail em questões mais complexas. Os cursos que são levados a cada região visando nossa atualização e aprendizado sobre as legislações e temas pertinentes à nossa classe, a inovação com a comissão de enunciados sempre atenta e atuante para unificar procedimentos e ações.
Veja os registros da mudança:
Como era a fachada antes:
Fonte: Assessoria de Comunicação do Recivil