Logo após o cofee-break, os participantes do III Congresso Estadual dos Registradores Civis de Minas Gerais assistiram a palestra proferida pelo ex-presidente da Arpen-Brasil e procurador para Assuntos Institucionais da entidade, José Emygdio de Carvalho Filho, que falou sobre o novo Sistema de Informações do Registro Civil, em mesa que contou ainda com a presença do diretor do Instituto de Registro Civil do Paraná (Irpen), Arion Toledo Cavalheiro Júnior, e o presidente do Recivil, Paulo Risso.
Antes de iniciar sua apresentação, o ex-presidente da Arpen-Brasil fez uma série de considerações sobre a participação da entidade nos fóruns e comitês criados pelo Governo Federal, principalmente no tocante aos temas de propostas de desjudicialização e no comitê interministerial instituído pela presidência da República. “Formamos na Anoreg-BR um comitê de notários e registradores, com um representante de cada especialidade, para atuar junto à Secretaria da Reforma do Judiciário e colaborar com o grupo interministerial do Governo”, explicou.
Carvalho Filho realizou ainda uma breve retrospectiva de sua atuação junto ao Governo Federal, bem como suas participações em fóruns de debates quanto ao Registro Único de Identidade Civil (RIC), debate dos países da América Latina sobre a erradicação do sub-registro e atuação juntos aos ministérios da Saúde, Previdência Social e Desenvolvimento.
Ao abordar recente solicitação do Ministério da Justiça, que abriu a possibilidade de envio de sugestões de projetos de desjudicialização, o palestrante identificou as propostas que foram remetidas pelos registradores civis, entre elas a possibilidade de retificação administrativa de erro evidente, desnecessidade de homologação do juiz de Direito e do Ministério Público nas habilitações de casamento, a adoção unilateral pelo padrasto daqueles que não tem paternidade estabelecida, por meio de escritura pública ou instrumento particular, convênios para registro de veículos automotores e serviços da Junta Comercial, além da possibilidade do próprio Oficial ser o celebrante dos casamentos civis.
Já falando sobre seu tema, Carvalho Filho abordou logo no início a necessidade de uma mudança de atitude dos registradores civis. “O tempo mudou, o aprimoramento dos nossos serviços já é mais do que necessário e se não vier por meio de uma conscientização da nossa classe, será imposto pelo Governo Federal”, afirmou.
Em seguida, o palestrante iniciou a apresentação específica de seu tema, o SIRC Nacional. O novo sistema prevê a completa reestruturação das informações de nascimento, casamento e óbito dos cartórios extrajudiciais, por meio da gestão compartilhada dos dados das serventias pelos Poderes Executivo e Judiciário, que passarão a controlar a base nacional de dados da população brasileira, por meio de um sistema padronizado de identificação dos cartórios, registros da população, envio de informações ao Poder Judiciário e emissão de documentos.
O órgão responsável pelo desenvolvimento do projeto SIRC será o Conselho Nacional da Justiça (CNJ), que compartilhará a base de dados dos cartórios extrajudiciais com os ministérios da Justiça, Planejamento, Orçamento e Gestão, Desenvolvimento Social e Combate à Fome, Previdência Social, Saúde, Defesa, Secretaria Especial de Direitos Humanos (SEDH) e Relações Exteriores, além do fornecimento de dados ao Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) e Dataprev.
As fragilidades do sistema do registro civil brasileiro, identificadas pelos órgãos públicos acabaram não encontrando soluções que fossem oferecidas pela própria classe, entre elas “a inexistência de um único cadastro nacional de pessoas registradas”, aponta o relatório síntese do SIRC. “Em São Paulo, por meio de uma iniciativa do Guedes (Antônio Guedes Netto, ex-presidente da Arpen-SP) iniciou-se o projeto do Banco de Dados, que hoje poderia ser um modelo à ser apresentado ao Governo Federal. No entanto, este projeto que tinha tudo para ser inovador encontra-se paralisado”, apontou Carvalho Filho.
Matrícula única para registros civis
O SIRC criado pelo Grupo de Trabalho instituído pelo Governo Federal exige uma matrícula única, capaz de particularizar as certidões nos depósitos digitais de informações de nascimento, casamento e óbito. A partir da estruturação do Cadastro Nacional de Serventias criado pelo CNJ, e da identificação por números dos cartórios de registro civil, bem como dos acervos por eles administrados, com regras de preservação desses códigos e de manutenção de históricos estruturados nacionalmente, passa a ser possível criar uma matrícula única de certidão a partir dos próprios dados já existentes nas certidões, apenas padronizando-os e agrupando-os de forma a permitir a geração de dígito de validação.
A matrícula única das certidões deverá ser de padrão nacional, única para cada registro de nascimento, casamento e óbito, permitir a autovalidação, possível de ser aplicada em qualquer serventia e deve constar em área de destaque no documento. Seu número portanto será composto pelos códigos da serventia, acervo, ano do registro, livro, folha, número do termo e dígito de verificação.
O sistema permite ainda a geração de matrícula única mesmo nos registros lavrados antes da implantação do SIRC, seja por ocasião de atender a geração de uma segunda-via, ou no momento de efetuar anotações nos assentos. Também obedecerá a Arquitetura de Interoperabilidade de Governo Eletrônico (e-PING), normatizado pelo Poder Executivo.
Centralização de Dados
Outro elemento central da arquitetura SIRC é a reorganização do fluxo de dados entre cartórios e os órgãos dos Poderes Executivo e Judiciário, com a criação da Base de Dados Nacional de Registro Civil, que terá suas bases estaduais consolidadas nos Tribunais de Justiça, replicadas no CNJ. Os órgãos dos Poderes Executivo e Judiciário terão acesso às informações necessárias na base nacional e não mais diretamente das serventias.
Deficiências do sistema de registro civil
Segundo o relatório síntese do SIRC, elaborado pelo Governo Federal, “o atual sistema brasileiro de registro civil não adota procedimentos uniformes, não é único, sustentável, moderno, informatizado, capaz de mobilidade e não adota papel de segurança para a emissão de certidões”. Ainda segundo o estudo do Grupo de Trabalho “o Brasil é um dos poucos países em que o poder público delegou constitucionalmente ao poder privado a atribuição do registro civil de pessoas naturais”.
A inexistência de um padrão nacional de informação na certidão de nascimento “não permite a verificação automática do conteúdo da certidão, facilita erros de transcrição, impossibilita seu processamento e controle automático, dificulta a redução da multiplicidade de registros para uma mesma pessoa nos cadastros e provoca elevados custos de processamento, impedindo também a existência de um banco de dados digital nos registros civis”.
O relatório aponta ainda a existência de certidões de nascimento sem lastro no registro civil, sobretudo no interior, sendo possível falsear ¿ na maior parte dos estados da federação ¿ as certidões que vão permitir a obtenção dos demais documentos. Os três bancos de dados existentes para cadastros das serventias – Ministério da Justiça, Dataprev e IBGE – serão deixados de lado, para a uniformização dos cartórios pelo cadastro do CNJ.
A falta de informatização do sistema de registro civil brasileiro também é apontada no relatório como empecilho para um fluxo de informação de qualidade, impedindo a verificação de registros múltiplos para uma mesma pessoa. A necessidade do lançamento dos registros em livros, de forma seqüencial, impede a saída do livro do cartório, dificultando as estratégias de fazer o registro civil chegar à população que mora longe da sede, bem como o deslocamento dos serviços.
O relatório discrimina ainda a inexistência de forma descentralizada de obtenção de segundas vias de certidão, para aqueles que vivem longe do lugar onde nasceram, existindo apenas um serviço privado pela internet, não gratuito, que somente abrange cerca de um terço do território nacional, onde pode se solicitar a segunda via da certidão, “desde que o demandante possa fornecer todos os dados para a localização imediata do registro, o que não atende às condições da população em situação de pobreza”.
Da mesma forma são apontados como precários os fluxos de informações estabelecidos entre os cartórios e o ambiente de governo eletrônico, principalmente a Saúde, permitindo a possibilidade de se efetuar mais de um registro civil para uma mesma Declaração de Nascido Vivo (DNV). O sistema não permite ainda a identificação de brasileiros adultos sem registro civil, bem como de nascidos vivos, mesmo assim de forma estatística e ainda com defasagem de dois anos.
“O cenário atual de armazenamento e acesso a registros civis é tal que o setor público fica à espera de que o cidadão interaja com seus sistemas de informação para que possa enxergá-lo para fins de planejamento de ações sociais”, finaliza o estudo.
Banco de Dados
Finalizando a apresentação, o diretor do Instituto de Registro Civil do Paraná (Irpen), Arion Toledo Cavalheiro Júnior, demonstrou a importância da modernização da atividade, exibindo o funcionamento de um sistema de Banco de Dados, por meio de índice, aberto ao público e que está disponível em seu site para acesso irrestrito da população. Ao acessar a informação, automaticamente o usuário já pode realizar o pedido de segunda via para sua certidão.